㊼領収書ってなんでもらうの?その必要性とは

あなたは普段、外にでかけてお金を使ったときにもらうレシートを受け取っていますか?

どこかしらで、買い物や食事などをしたときに必ず渡されるものですが、それを受け取る人もいれば受け取らない人もいます。

また、会社の経費のためや個人事業主の人であれば税金対策のためにもらう人もいることでしょう。

では、実際に領収書はなぜもらうのでしょうか?

主婦の人や一人暮らしの人など、毎月の自分の収支を家計簿などにして記録に残しているというマメな人であれば、毎回受け取り、しっかりと管理し、記録に残していることでしょう。

このようなはっきりとした理由があって、受けっとている人は意外と少ないのではないでしょうか。

また、家計簿を付けているような人でも、私のように常にお金を使ったときにメモを取っているような人であれば、受け取ることをしなくても記録に残すことができます。

ここでは、会社に勤めている人の目線で、領収書の存在がなぜ必要なのか、その役割と必要性などについて解説していきます。

領収書とは

まずは、これがどんな存在のものであるのかを正しく理解しましょう。

これは、代金の支払いを行うときに発行される支払いの証明となる書類であり、二重に請求されることを防ぐ役割を持っています。

また、民法486条で【弁済したものは、弁済を受領した者に対して受取証書の発行を請求できる】と決められています。

弁済とは、代金の支払いのことを意味しており、受取証書とは、領収書のことです。

代金を支払うときに、支払う人が受取側に領収書の発行をしてもらうことが可能です。

領収書の発行をお願いされたときには、受取側の人は領収書を発行する義務があります。

また、このやり取りには同時履行の原則が存在するため、金銭の受け渡しと同時に行う必要があります。

仮に、支払いのときに、受取側が領収書を発行しないときには、支払いを拒否することができます。

レシートとの違いは

つぎに、レシートとの違いについて説明していきます。

領収書はこちら側からお願いをして受け取りますが、レシートは買い物や食事などをすることで、必ず発行されるものです。

レシートには、金額と商品名、お店などが書かれているため、領収書の代わりになるのではないかと感じた人もいることでしょう。

その答えは後ほどお話させていただきますが、このふたつにはそれぞれ役割や必要性が違うことを理解しておきましょう。

レシートは、宛名のない簡易的な明細書という役割があります。

レシートには、細かい情報が載っていますが、宛名がないため、誰がそのお金を払ったのかが不明確になります。

そのため、公的な場に提出する書類として、一般的にはレシートは不向きと言われています。

領収書に書かれる内容は、合計金額と宛名、なぜ支払ったかという大まかな使い道などです。

宛名がある分、公的な書類として効力を持つようにになりますが、金額の内訳などの細かい情報は載っていません。

そのため、領収書として支払いの証明ができれば、お品代として処理を行うことができます。

企業によって、どちらを提出するべきかは変わってきますが、基本的には領収書を提出するのが無難だと言えます。

どんな状況でも対応できるように、レシートも保管しておくといいでしょう。

領収書の役割

ではつぎに、役割について説明していきます。

主な役割は、商品やサービスに対してお金を支払ったことを証明することです。

また、支払ったお金を再度請求される事態を防ぐ役割も持っています。

会社や個人として、収入を得るための必要な経費であると証明する必要があるときに、必ず提出するものです。

確定申告や年末調整を行うときには、税務署に提出する必要があります。

また、不正が起きないように、レシートと領収書の両方を提出させる場合もあります。

正しい宛名のある領収書、細かい内訳が書かれたレシートがあれば、より支払いの内容を明確にすることができます。

証拠能力を高めるにはどうするべきか

では、この証拠能力を高めるためには、どうすればいいのでしょうか。

会社の入出金に関わる領収書は、年末調整を行うときに必要となります。

不正な入出金を認めてしまっていた場合、その分を余計に会社が負担することもあります。

そうならないためにも、自分が提出するものの証拠能力を高める必要があり、そのためにできることは把握しておくべきでしょう。

ここでは、4つのことをご紹介します。

・出金伝票に詳細を書く

ついいつもの癖で、レシートを受け取り忘れたり、失くしてしまうことがあると思います。

そのときのために、内訳を書いておいた出金伝票があれば、そのトラブルを避けることができます。

・クレカの請求明細をコピーする

支払いを現金ではなくクレカでするときもあると思います。

そのときに発行される、請求明細をコピーしておくことも大切なことです。

支払いの証明として、提出を求められる場合があります。

・店側からレシート・領収書の発行が不可と言われたときに記録を残す

お店によっては、レシート・領収書の発行をしていない場合があります。

そのときには、必ず何かしらの形で記録を残しておくと良いでしょう。

また、経費担当の人にすぐにこの旨を伝えておくとさらに良いでしょう。

・レシートのような感熱紙は、空気・光に触れないよう保存

レシートを保管していたにも関わらず、文字が消えてしまって、読めなくなったという経験は誰しもが1度は経験していることでもあります。

このような事態にならないように、封筒などに入れ、日光や空気に触れないように工夫をしましょう。

領収書発行時の注意点

注意点についても知っておきましょう。

重要な書類として扱われるものであるため、発行する側は、宛名や但し書きを抜けなく記載するように心がけ、発行先の人に対しての配慮を持ってやり取りをする必要があります。

その配慮がなくなってしまうと、記載内容の名前・日付・金額・購入先の名前・品名に抜けがあることになり、受け取った人の税務申告上のトラブルに繋がるときがあるのです。

また、レシートと領収書を重複して渡してしまったとき、法的には問題はないものの、経費を二重に計上してしまうトラブルが起こる可能性があります。

領収書とレシートはどちらがいい?

ここまで、基本的な知識と役割についてお話してきました。

では実際に、どちらの方が良いのでしょうか。

一般的には、レシートは効力がなく、領収書は効力があるという認識を持っている人が多いと思われます。

しかしそれは間違った認識なのです。

レシートでも効力はあるのか

それでは、レシートは効力を持つ理由についてお話していきます。

領収書をもらう本来の目的は、お金を支払ったことを証明することです。

税法上「金銭または有価証券の受理を証明するために作られた受取書」と定められています。

ここから考えると、支払った先や日付、金額の明細があれば、レシートでも有効だと言えます。

また、消費税法に関する条文の中には、領収書という文字はありません。

そこには、【事業者に交付する請求書、納付書やこれに類する書類】とあります。

このことから、どちらも1つの書類という扱いなのが分かります。

実際どっちの方がいい?

ここまで、いろいろと解説をしてきましたが、実際にどちらの方が良いのかを考えていきます。

しっかりとした証拠となる領収書は、日付・名前・金額・商品名が書かれたものです。

そこを考えると、経費精算のために発行してもらう領収書は、宛先に【上様】と書かれたり、内容が【お食事代】となっていたり詳細の内容が明確ではない場合があり、証拠資料としては問題があります。

その点レシートであれば、証拠として認められる項目は全て記載されている状態が当たり前なため、、信頼性があり、レシートのほうが効力が高いとも言えます。

また、領収書は基本的に手書きのため、後で記載内容を変更することできてしまうため、筆跡を念入りに確認されることもあります。

税務調査のリスクを考えると、内容を変更することがほぼできない、レシートの方が良いといえます。

必要な理由をしっかり理解する

会社で経理に関わる人や個人事業主の人など、経費精算をするときになぜ領収書が必要なのかをしっかり理解しておくことで、日ごろ領収書を受け取るのかどうかの判断が可能になるかと思います。

また、日ごろ何気なく受け取っているレシートや領収書が、どのような理由で存在しているのかが明確に理解できたと思います。

今後の生活に役立つ情報として、理解を深めると良いでしょう。

また、以前の記事にて「経費」について書いたものがあるので、参考に読んでみてください。

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